Funksjoner
Det som er i bruk i dag. Ingen løfter om ting som kommer.
Søknadsskjemaet
- Ferdig oppsett
- Et ferdig skjema for søknad om gravminne: avdødes navn, gravsted, søker, materiale, mål, inskripsjon og skisse. Endre det slik dere vil.
- Mobil og PC
- Egen visning for mobil, og en for større skjermer. Søkeren blir sendt til den som passer.
- Obligatoriske felt og opplasting
- Krev de opplysningene dere trenger, og la søkeren laste opp tegning, skisse eller bilde. Filtypen kontrolleres.
- Bekreftet e-post
- Søkeren bekrefter e-postadressen med en engangskode før søknaden kan sendes. Kan slås av per fellesråd.
- Utkast som ikke går tapt
- Et påbegynt skjema lagres i søkerens nettleser og kan fullføres senere.
- Vedtektene ved skjemaet
- Velg hvilke regelverk som skal vises til søkeren, rett ved siden av skjemaet.
- Valg av gravplass
- Har fellesrådet flere gravplasser, velger søkeren riktig gravplass i skjemaet. Listen holdes oppdatert automatisk.
Vedtekter og grenser
- Regelverk
- Last opp vedtekter som PDF eller lim inn tekst. Bestem om hvert dokument skal vises til søkere, brukes i kontroll, eller begge deler.
- Grenser der de gjelder
- Maksimal høyde, bredde, tykkelse, vekt og volum. Tillatte materialer og polering. Fundamentering. For hele fellesrådet, én gravplass, ett felt, én rad eller bestemte gravnumre.
- Kilde ved hvert varsel
- Knytt hver grense til dokumentet og paragrafen den kommer fra, så saksbehandler ser henvisningen ved siden av varselet.
- Gravstedsformat
- Beskriv hvordan gravsteder skrives hos dere. Systemet tolker det søkeren skriver, og finner riktig felt, rad og nummer.
- Aldri en stoppet søknad
- Grenser varsler; de avviser ikke. Saksbehandler avgjør, også når vedtektene tillater mer enn forskriftens standardmål.
Saksbehandling
- Innboks
- Filtrer på gravplass, status, skjema og kategori. Lagre visningene dere bruker ofte, og sett én som standard.
- Meldinger i saken
- Skriv til søkeren fra saken; svaret kommer tilbake til samme tråd. Interne notater holdes adskilt.
- Be om endring og nye versjoner
- Be om tilleggsinformasjon i stedet for å avslå. Hver ny versjon fra søkeren beholdes, og endringene vises felt for felt.
- Vedtak med begrunnelse
- Godkjenn eller avslå. Søkeren varsles på e-post, og hele historikken ligger på tidslinjen i saken.
- Godkjenningsbevis
- Et ferdig brev med logo, saksnummer, gravsted, vedtak og dato, klart til utskrift eller PDF, med eller uten meldingsloggen.
- Skjemaer og kategorier
- Flere skjemaer per fellesråd, ordnet i kategorier dere bestemmer selv, med egen lenke til hvert skjema.
Fellesrådet
- Flere gravplasser
- Hver gravplass med egne vedtekter, grenser, dokumenter og skjemaer.
- Medarbeidere
- Inviter kollegaer med ulike roller. Se hvem som er inne i en sak samtidig.
- E-post i eget navn
- Kvitteringer, varsler og vedtak sendes med fellesrådets navn, logo og farge, og med deres egen hilsen og signatur.
- Varsler
- Velg hvilke hendelser medarbeiderne skal få e-post om, for eksempel nye søknader og nye meldinger.
- Norsk og engelsk
- Hele tjenesten finnes på bokmål og engelsk. Fellesrådet velger språket søkerne møter.
For leverandører av gravminner
- Egen oversikt
- Leverandøren kan opprette konto og se alle sine søknader til alle fellesråd på ett sted.
- API for fagsystem
- Fagsystemet kan sende inn ferdige utkast med tegning. Leverandøren får en lenke for å fullføre og sende inn.
Sikkerhet og drift
- Data i EU
- Database og filer ligger på servere i EU. Filer deles bare gjennom tidsbegrensede lenker.
- Sikkerhetskopi
- Databasen sikkerhetskopieres hver natt til et separat lager, med 30 dagers historikk.
- Vern mot misbruk
- Skjemaene beskyttes mot roboter og masseinnsending uten at søkere må løse bildegåter.
- Feilovervåking
- Feil fanges opp automatisk, uten at personopplysninger sendes ut av tjenesten.
Det er enkelt å komme i gang
Det går raskt å opprette en konto for organisasjonen, legge inn gravplassene og reglene som gjelder hos dere. Vi hjelper så klart til i hele prosessen med oppsettet.